Khoa học của danh sách việc cần làm hoàn hảo

Có một sự hài lòng đặc biệt mà đi kèm với việc kiểm tra điều cuối cùng ra khỏi một danh sách công việc phải làm dài. Khoa học nói như vậy: Bạn càng đạt được nhiều tiến bộ hơn đối với mục tiêu của mình, bạn càng cảm thấy tốt hơn. Một danh sách, cơ bản như nó là, có thể là chìa khóa để đạt được những gì bạn muốn - và phải làm, theo Linda Rothschild, một nhà tổ chức chuyên nghiệp ở New York. Và nó có thể có nghĩa là sự khác biệt giữa thành công và thất bại.

“Chúng tôi đang mang rất nhiều thông tin mà chúng tôi không muốn quên. Chỉ cần lấy hết nó ra khỏi đầu và xuống giấy sẽ khiến bạn dễ thở hơn một chút. ”

"Có những người có bộ não sắc bén như vậy, họ không cần phải lập danh sách để ghi nhớ mọi thứ", cô nói. Và sau đó có phần còn lại của chúng tôi. “Không đời nào tôi có thể nhớ mọi thứ trong não hạt đậu của mình. Không có cách nào tôi có thể hoạt động mà không có danh sách. ”Nhưng một danh sách không phải là một cây đũa thần. Phong bì nhàu nát bao phủ trong đầu gà vội vàng của bạn ở dưới cùng của túi của bạn không có khả năng để làm cho mục tiêu của bạn thành hiện thực - và sẽ không phải là một ứng dụng ưa thích, nếu nó không phải là ứng dụng phù hợp với bạn. Dưới đây là những gì bạn cần biết để trở thành nhà sản xuất danh sách chuyên gia, liệt kê người dùng và danh sách kiểm tra. Danh sách dài không ngừng sẽ không hoạt động cũng như một số danh sách ngắn hơn, dễ tiêu hóa được xây dựng xung quanh một chủ đề hợp nhất. Cũng vậy với nhiệm vụ trong tầm tay. “Đặt mục tiêu lớn và sau đó làm việc ra các bước để đạt được điều đó”, Roy Baumeister, một nhà tâm lý học tại Đại học bang Florida và đồng tác giả của “Willpower: Tái khám phá sức mạnh con người vĩ đại nhất”. vì vậy bạn biết chính xác phải làm gì, và khi nào và ở đâu để làm điều đó. ”

Bắt đầu với một bãi não. Để bắt đầu, Rothschild khuyên bạn nên ngồi xuống trước một tài liệu trống trên máy tính của bạn và chỉ nhận được tất cả cùng một lúc. Lấy gánh nặng ra khỏi não của bạn và đặt nó lên trang. “Chúng tôi đang mang rất nhiều thông tin mà chúng tôi không muốn quên. Chỉ cần lấy hết nó ra khỏi đầu và xuống giấy khiến bạn thở dễ hơn một chút. ”Đôi khi bạn sẽ nghĩ ra một công việc thực tế, cô nói, đôi khi chỉ là một ý nghĩ; cho dòng chảy của ý thức của bạn chảy.

Sau đó phá vỡ nó xuống. Một khi bạn có tất cả mọi thứ xuống, phá vỡ nó thành các danh sách nhỏ hơn như thể bạn đang tổ chức tủ quần áo của bạn. Giày đi đây, váy ở đây, áo len ở đó. Danh sách tổng thể của bạn trở thành danh sách các tác vụ cá nhân, danh sách cuộc gọi và cuộc hẹn để thực hiện, danh sách mua sắm và danh sách các việc cần làm khi bạn ở trung tâm thành phố. Kết hôn? Bạn sẽ có danh sách đám cưới của bạn. Có ba đứa con? Mỗi người trong số họ có thể cần một danh sách của riêng mình. Dự án lớn tại nơi làm việc? Liệt kê từng bước trong quy trình.

Có nhiều loại danh sách khác nhau. Khi chuyển danh sách chính của bạn thành các danh sách nhỏ hơn, chúng có thể có các dạng khác nhau. Nếu bạn cần phải đi mua sắm hàng tạp hóa, bạn sẽ cần phải thực hiện một danh sách các cửa hàng tạp hóa, rõ ràng. Nếu bạn phải gọi cho bác sĩ của bạn để kiểm tra kết quả vào thứ hai, lấy giặt khô vào thứ ba, và mua một chai rượu vang cho bữa ăn tối vào thứ Sáu, bạn có thể muốn lây lan trên một bố trí lịch. Trên đường đi, bạn có thể có một loạt các điều ngẫu nhiên bạn phải làm trước ngày cuối tuần, nhưng không phải vào bất kỳ ngày cụ thể nào. Những người nên đi vào một danh sách hàng tuần.

Và có nhiều loại danh sách khác nhau. Một số người trong chúng ta là những người làm giấy. Một số người trong chúng ta là những người đam mê ứng dụng (xem các ứng dụng danh sách việc cần làm yêu thích của chúng tôi tại đây). Một số người trong chúng ta yêu thích một Post-it tốt. Bạn phải làm những gì phù hợp với bạn, điều này thường có nghĩa là các mẫu danh sách kỹ thuật số hoặc in sẵn sẽ không phù hợp với phong cách của bạn. Rothschild thích danh sách trong một tài liệu Word cơ bản. Đánh dấu nó lên tuy nhiên bạn muốn. "Mọi người đều nghĩ khác nhau và một số người thích màu sắc và một số giống như các ngôi sao và một số thích nhìn thấy những thứ bị gạch chéo hoặc kiểm tra", cô tiếp tục. “Và tôi, tôi chỉ muốn thấy nó biến mất.”

Một danh sách là một tài liệu sống. Nhiều thứ thay đổi. Ưu tiên sắp xếp lại. Nhu cầu mới phát sinh và những nhu cầu cũ trở nên lỗi thời. Danh sách cần linh hoạt và dễ cập nhật. Đó là một lợi ích lớn để giữ danh sách trên máy tính của bạn. Xóa dễ dàng hơn xóa nhiều, để sao chép-dán hơn viết lại. (Nếu bạn muốn có một danh sách giấy, chỉ cần in một danh sách.)

Giữ tất cả lại với nhau. “Cố gắng không viết những thứ ở 100 địa điểm khác nhau, ” Rothschild khẳng định. Nếu bạn ra ngoài và nghĩ về điều gì đó bạn cần nhớ, hãy gửi email cho chính mình. Vào cuối ngày, thêm ý tưởng được gửi qua email của bạn vào danh sách chính của bạn.

Danh sách có kỷ luật. Danh sách không chỉ là danh sách; đó là một thói quen. Bạn phải nhớ để làm cho nó, cập nhật nó, sắp xếp nó và, trên tất cả, sử dụng nó. Danh sách bạn chưa bao giờ xem là danh sách tồi tệ nhất trong tất cả. Làm cho danh sách của bạn trở thành một phần trong thói quen hàng ngày của bạn. Những con chim đầu tiên, tổ chức danh sách việc cần làm trong ngày đầu tiên vào buổi sáng. Cú đêm, làm điều đó vào tối hôm trước. Mở nó khi bạn bắt đầu một ngày và lên lịch “sắp xếp giữa trưa”, nơi bạn đánh giá tiến độ của mình, kiểm tra những gì còn lại và đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ thứ gì.