Làm sạch hộp thư đến của bạn là một nhiệm vụ mà hầu hết chúng tôi ném vào danh sách tôi sẽ giải quyết - danh sách sau này - ngay giữa việc gửi bảng sao kê ngân hàng và tổ chức ngăn kéo rác. Nhưng tại sao?
Bởi vì con người khó ép để làm bất cứ điều gì trừ khi họ nhìn thấy một upside.
Đây là lý do để làm cho tổ chức hộp thư đến có mức độ ưu tiên cao: nó sẽ giúp bạn trở thành một con người hạnh phúc hơn, yên bình hơn, năng suất hơn.
Trong một nghiên cứu được tiến hành bởi Radicati vài năm trước, các nhà nghiên cứu dự đoán rằng nhân viên trung bình sẽ gửi và nhận khoảng 125 email mỗi ngày vào năm 2015. Đó là khoảng 45.625 email mỗi năm, bao gồm “graymail” nhưng không bao gồm email cá nhân. Vì vậy, nếu bạn có bạn bè, bạn có thể tiếp tục và vượt qua con số đó lên. Điều gì làm tăng thêm thời gian?
Vào năm 2012, một báo cáo của McKinsey & Company cho thấy rằng mọi người dành khoảng 28% tuần làm việc để đọc và trả lời email. Đó là khoảng 12 giờ một tuần. Tôi không biết về bạn, nhưng nếu tôi có thể cắt số đó xuống một nửa, tôi sẽ có nhiều thời gian hơn để đi tập yoga.
Nhưng đó là về việc giải phóng thời gian của bạn nhiều hơn. Tôi tin rằng hộp thư đến của bạn là đại diện cho trạng thái của bạn. Và làm sạch nó ra là thực sự về hòa bình mà đi cùng với đánh bại sự lộn xộn tinh thần. Khi bạn bắt đầu suy nghĩ về email theo cách này, bạn đột nhiên thấy tầm quan trọng của việc kiểm soát hộp thư đến của bạn.Đây là một số bước để giúp bạn bắt đầu:
1. Hãy tự hỏi mình những câu hỏi khó. Bạn có thể tự hỏi những gì tự phản ánh đã làm với hộp thư đến của bạn. Tất cả mọi thứ, thực sự. Bên ngoài là biểu diễn của cái bên trong. Nghĩ về hộp thư đến của bạn như một sự phản ánh trạng thái của bạn, hãy bắt đầu bằng cách tự hỏi tại sao bạn cho phép hộp thư đến không thể kiểm soát được và những thứ khác có thể khiến bạn cảm thấy mất kiểm soát trong cuộc sống của mình. Câu trả lời có thể đơn giản như được đặt trước quá mức hoặc nghiêm túc như tránh sự thay đổi nghề nghiệp rất cần thiết.Xác định và đối mặt với những vấn đề đó có thể là phần khó nhất trong toàn bộ quá trình. Tự trả lời một cách trung thực, và bạn sẽ được chuẩn bị tinh thần và tinh thần để giải quyết công việc.
2. "RDFS" Email chưa đọc của bạn. Trong cuốn sách của cô, Bird by Bird: Một số hướng dẫn viết và cuộc sống , Anne Lamott nhớ lại khi còn nhỏ, anh trai cô đã từng bị choáng ngợp bởi một dự án trường học về chim. Cha cô nói với anh trai mình để thực hiện dự án "chim bằng chim" vì vậy anh sẽ không bị đe dọa bởi nhiệm vụ to lớn phía trước. Tuy nhiên, bạn có thể có một số lượng email chưa đọc đáng sợ. Bạn phải làm nó bằng chim. Đừng nghĩ về việc được thực hiện, chỉ cần lờ đi hộp thư đến của bạn từng chút một khi nhớ rằng bạn đang cam kết thực hiện nhiệm vụ này cho tinh thần của bạn. Xem mỗi email vì tất cả đều có mục đích làm cho việc loại bỏ chúng giống như bạn đã hoàn thành một thứ gì đó. ”RDFS” -ing là một cách dễ dàng để thực hiện điều đó. Tôi đã chỉnh sửa từ viết tắt này từ một ông chủ cũ của tôi, người đã nói với tôi rằng mỗi email mới đều yêu cầu một trong bốn hành động: trả lời ngay lập tức, xóa mà không trả lời, theo dõi hoặc lưu để tham khảo trong tương lai.Khi bạn chỉ có bốn lựa chọn cho mỗi email mới sẽ khuếch tán cảm giác do dự và bất lực, cắt giảm thời gian cần thiết để sắp xếp các email chưa đọc của bạn và tăng năng suất của bạn. Khi bạn xem tất cả 5.000 email chưa đọc của mình (hoặc bất kỳ số nào của bạn ... không có phán đoán ở đây), một phần lớn trong số đó có thể rơi vào danh mục "theo dõi" hoặc "lưu để tham khảo trong tương lai", nhưng đó là lý do tại sao bước quan trọng tiếp theo là để có được một hệ thống tổ chức tại chỗ phù hợp với bạn.
3. Tổ chức những gì còn lại. Nó không bao giờ ngừng làm tôi kinh ngạc như thế nào wooed chúng tôi là do lời hứa của tổ chức. Dịch vụ email thương hiệu mới của Google có tên Inbox sử dụng “danh sách email làm việc phải làm.” Nó cho phép bạn sắp xếp email thành các danh mục “được ghim”, “được báo lại” hoặc “xong” và thu thập số lượng email lớn thành “nhóm” làm cho hộp thư đến lộn xộn dễ quản lý hơn. Có, nó thực sự thân thiện với người dùng, nhưng không bị quyến rũ bởi sự trơn tru của nó. Bạn không cần phải làm cho hộp thư đến của bạn được sạch sẽ. Không có cuộc sống ma thuật hack mà sẽ làm cho quá trình này dễ dàng hơn. Nhưng đây là tin tốt: có một công thức ngu ngốc. Việc giải mã hộp thư đến của bạn chỉ đơn giản là yêu cầu phát triển một hệ thống và phù hợp với nó. Nếu tôi có thể cam kết điều đó, bạn vàng. Đó là cách tôi thực hiện: Tôi sử dụng một hộp thư đến Gmail cho tất cả thư của mình và sau khi tôi đã "RDFS" gửi email mới của mình, tôi lưu trữ "lưu để tham khảo sau này ”Email sử dụng thư mục của Gmail, các thư này có thể được mã hóa màu và lồng nhau. Nếu một thư mục thích hợp không tồn tại, tôi tạo một thư mục mới. Hiện tại tôi có 65 thư mục hoạt động. (Hầu hết các máy chủ email có thể thực hiện một chức năng tương tự nếu bạn không sử dụng Gmail.) Sau đó, tôi giải quyết các email “theo dõi” của mình, mà tôi giữ trong hộp thư đến của mình (Tôi cố gắng không bao giờ để số đó vượt quá 100, vì tôi biết nó cá nhân làm cho tôi cảm thấy choáng ngợp). Nếu những email “theo dõi” đó yêu cầu hành động về phía tôi, tôi tạo “nhiệm vụ” trong Lịch Google (ví dụ: “Chọn địa điểm ăn trưa với Lisa” hoặc “Gửi bảng tính Excel cho sếp của tôi”) và thêm ngày hoàn thành với nhiệm vụ đó nên tôi sẽ nhận được lời nhắc nếu cần. Bằng cách đó tôi không thức dậy vào giữa đêm lo lắng về những gì tôi quên làm. Nghiêm túc, đó là giá trị của giấc ngủ ngon.Challenge mình để phát triển giao thức tổ chức của riêng bạn. Bất kỳ phương pháp nào thoải mái và bền vững cho bạn sẽ hoạt động nếu bạn tuân thủ.
4. Giải quyết The Big Rocks đầu tiên. Theo Stephen Covey người đã viết 7 thói quen của những người thành công cao, “những tảng đá lớn của cuộc sống” là những nhiệm vụ mà nếu bạn không đặt đầu tiên, bạn sẽ không bao giờ có được chúng chút nào. Tuy nhiên, chúng thường là quan trọng nhất. Khi bạn áp dụng phép ẩn dụ đá lớn để gửi email, bạn có thể thấy dễ dàng dành phần lớn thời gian trực tuyến của bạn để giải quyết những hạt cát nhỏ - những email khẩn cấp yêu cầu ngay lập tức chú ý và cho chúng ta ảo tưởng về năng suất - và loại bỏ những tảng đá lớn - những email yêu cầu chúng ta nghiêm túc suy nghĩ hoặc làm. Những tảng đá lớn càng được ưu tiên, chúng càng trở nên kích động lo lắng hơn cho chúng ta. Giải tỏa căng thẳng tiềm năng bằng cách thực hiện một lời thề để giải quyết các email đá lớn đầu tiên. Luôn luôn. Nó có vẻ phản trực giác để giải quyết các mục trong hộp thư đến khó khăn hơn, tốn nhiều thời gian hơn trước, nhưng dành thời gian để tìm ra những email mà bạn yêu cầu sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và căng thẳng trong thời gian dài.Một khi bạn thở ra, hãy cảm nhận phát hành căng thẳng vai, ngưỡng mộ hộp thư đến nguyên sơ của bạn, nó sẽ bắt đầu lấp đầy lại. Cuộc sống là thế. Nhưng đừng bị choáng ngợp - việc làm sạch sâu được thực hiện, và đó là phần khó khăn. Duy trì là một phần dễ dàng bây giờ mà bạn có một hệ thống lừa bằng chứng tại chỗ. Tôi nói từ kinh nghiệm khi tôi nói rằng những ngày sản xuất và những đêm yên bình sẽ là tất cả động lực bạn cần để giữ cho hộp thư đến của bạn khỏi bị lộn xộn một lần nữa.
